1? 目的

為了確保質量管理體系文件的有效性、充分性和適宜性，確保在使用的各個活動場所，都能得到文件的有效版本，防止失效文件的誤用。

2? 范圍

適用于本廠與質量管理體系有關的所有文件及外來文件的管理。

3? 職責

3.1 總經理負責質量手冊、質量方針、目標等文件的審批。

3.2 管理者代表負責質量管理體系、程序文件的審批。

3.3 總經理室是文件控制的歸口管理部門，并具體負責文件的收發、更改、管理及保管工作。

3.4 技術部負責技術、工藝文件的編制和審核工作。

3.5 技術部負責產品技術、檢驗等文件的編制、更改、管理和審核工作。

3.6各部門負責本部門文件的管理和控制。

4? 工作程序

4.1 文件分類

4.1.1按體系層次分

a) 質量手冊、包括質量方針和質量目標；

b) 程序文件；

c) 作業指導書、產品標準、檢驗標準、操作規程及各種規章制度和法規性文件等；

d) 質量管理體系記錄 。

4.1.2按來源分

a) 內部文件(本公司內部形成的文件)；

b) 外來文件(法律法規、標準、上級及主管部門發放的文件)。

4.2? 編制、審批與發放

4.2.1質量手冊由總經理室組織編制，由管理者代表審核，總經理批準發布實施；程序文件由各相關部門編制，管理者代表批準實施，填寫《文件（會簽）審批表》。

4.2.2技術性文件由技術部組織編制，總經理批準發布實施。

4.2.3管理性文件由總經理室組織編制，管理者代表批準實施。

4.2.4記錄表格由各部門編制，報管代審批，總經理室備案。

4.2.5外來文件由總經理室收集，經管代或總經理確認，總經理室統一發放。每年3月份收集外來文件的最新信息，以保持外來文件的有效性。

4.2.6所有文件應按規定的范圍和數量發放，并履行登記手續，填寫《文件發放、回收登記表》。

4.2.7本公司各職能部門,應設專、兼職資料員,按要求負責辦理文件的接收、登記、標識、保存、歸檔、處理等工作，填寫《部門受控文件清單》。

4.2.8文件的評審：

每年年底對文件的適宜性進行評審，以確保文件的充分性與適宜性。評審可采取會議評審或會簽的形式。評審前應發出《文件評審通知書》，評審時要填寫《文件評審表》或《文件會簽表》。

4.3? 文件的復制

4.3.1文件的復制必須提出申請，注明文件復制的理由，經授權人批準后按原文復制，填寫《文件借閱、復制記錄》。

4.3.2復制后的文件下發時必須履行簽字手續，填寫《文件發放、回收記錄》。

4.4? 文件的標識

質量手冊、程序文件、管理文件、外來文件、記錄均以編號方式標識。

a）質量手冊編號：

質量手冊編號從左往右:公司代號、質量手冊代號、年號；

b）程序文件編號：

程序文件編號從左往右:公司代號、程序文件代號、文件序號、年號（見下圖）。

程序文件編號

E/XH —CX—00—2007

年號

順序號

程序文件代號

本公司代號

c）三級文件編號：

三級文件編號從左往右:公司代號、企標代號、文件序號、年號（見下圖）。公司三級文件匯編時，將部門代號改為C。

三級文件編號

E/XH-QB—00—2007

年號

順序號

企標代號

公司代號

d)記錄編號：

記錄編號從左往右:公司代號、記錄代號、標準號、順序號（即Q/XH—JL—0.0.0-00）；

e）文件分發號：

總經理-01；付總經理-02；管理者代表-03；總經理室-04；技術部-05；銷售部-06；生產部-07咨詢-09；認證–08（見質量手冊附件）。

4.5? 文件的更改

4.5.1文件的更改一般由文件的編制部門提出申請，填寫《文件更改申請單》，由原審批人批準方可更改。

4.5.2特殊情況下，若指定其他部門更改時，該部門應獲得原文件審批部門所依據的有關背景資料。

4.5.3總經理室負責文件更改的管理工作，并將《文件更改通知單》發送相關部門，確保因文件更改受到影響的部門能得到最新有效版本的文件。

4.5.4文件的更改方式

a）在文件上直接劃改（只限個別字句修改）；

b）換頁；

c）換版；

d）另附更改通知單。

4.5.5更改后的文件，重新按《文件控制程序》發放。

4.6? 文件的受控狀態

4.6.1 本公司質量體系文件分為受控和非受控兩類。受控文件只發給本公司內部使用和質量審核機構使用，受控文件發生更改時應追溯使用者及時更改。非受控文件可發給本公司外不受追溯更改的單位或人員使用，非受控文件可不做更改。

4.6.2受控文件發放時必須加蓋受控印章。

4.6.3總經理室應編制《公司受控文件清單》，填寫《文件發放、回收記錄》。

4.7? 文件的管理

4.7.1本公司質量文件統一由總經理室負責登記、編目、發放、歸檔、保管。每年初，各部門應各自將文件整理歸卷，交總經理室保存。

4.7.2當文件因嚴重破損影響使用時或文件丟失時，應分析原因，經管代批準后及時更換，原分發號不變。

4.8? 文件的銷毀

文件的銷毀由總經理室統一負責，銷毀文件應填寫《文件銷毀申請單》。

4.9? 當作廢文件需要保留時，由總經理室統一加蓋“作廢”及“留用”章，隔離存放。