參照ISO8402：1994標準，可對記錄這樣定義：記錄是指為己完成的活動或取得的結果提供客觀證據的文件。

從以上定義我們可能看出并這樣理解：職業安全健康記錄是一種提供客觀證據的文件，其內容必須是證實職業安全健康活動是否完成并取得何種結果。

職業安全健康記錄可以書面的形式出現，也可載于其它任何的媒體上（如微機）。但無論采取何種形式方式，都必須完整記錄職業安全健康活動的內容和結果，以便在需要時用于證實、可追溯性、預防措施和糾正措施等目的。

作為職業安全健康管理體系有效運用提供客觀證據記錄，主要具有以下作用：

①證實作用

根據《職業安全健康管理體系審核規范》的要求，各要素實施后，都要對其實施情況進行記錄，即職業安全健康記錄實際上就是一種記載過程狀態和過程結果的文件，它直接反映了職業安全健康管理體系的審核，改進和完善提供客觀證據，它是一個企業職業安全健康保證的證實性文件。

②追溯作用

通過對職業安全健康狀態全過程的記錄，實現了可追溯性的要求。一旦出現職業安全健康隱患或發生事故時，可以通過檢查完整的生產、檢驗記錄，迅速發現并分析事故原因，為職業安全健康管理體系的持續性改進提供可靠的依據。

③報警作用

為確保職業安全健康管理體系的持續、有效運行，就必須對發現的各類問題及時采取糾正、預防措施，這也是降低生產、管理成本的有效手段和方法。在這方面職業安全健康記錄為糾正、預防措施的制定提供了可靠的參考。尤其是預防措施，在制定時必須對大量有用信息（記錄）進行分析，從中發現造成問題的潛在原因。這就是所謂的“報警作用”。