1．系統性

一 企業應對其職業安全健康管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統、有條理地制訂各項程序；

一 所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；

一 各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序；

一 各層次文件應涉及職業安全健康管理體系一個邏輯上獨立的部分。

2．法規性

一 體系文件應在總體上遵循職業安全健康管理體系審核規范，以及國家或主管部門的有關法規要求；

一 文件一旦批準實施，就必須認真執行；

一 文件修改只能按規定的程序進行。

3．協調性

一 體系文件的所有規定應與企業的其他管理規定相協調；

一 體系文件之間應相互協調；

一 體系文件應與有關技術標準、規范相互協調；

一 處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

4．見證性

一 體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織職業安全健康管理體系的運行情況；

一 對于審核來講，職業安全健康管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

·危險因素已被辯識、評價并得到控制；

·有關活動的程序已被確定并得到批準和實施；

·有關活動處于全面的監督檢查之中；

·職業安全健康績效和持續改進等。

5．唯一性

一 對一個企業，其職業安全健康管理體系文件是唯一的；

一 通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解；

一 決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

一 不同企業的文件可具有不同的風格。

6．適用性

一 體系文件應根據標準的要求、企業規模、生產活動的具體性質采取不同的形式；

一 體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應；

一 所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。