編寫職業安全健康管理體系作業文件

1．職業安全健康管理體系作業文件的作用與要求

作業文件是程序文件的支持性文件。為了使各項活動具有可操作性，一個程序文件可分解成幾個作業文件，但能在程序文件中交代清楚的活動，就不能再編制作業文件。作業文件必須與采用要素的程序相對應，它是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞一套作業文件。國家、行業、企業的技術標準、規范不作為作業文件，單獨在“在用標準目錄”中體現。在作業文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應采取什么方法、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄，即5W1H原則。作業文件的內容描述實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。

2．作業文件的編寫

企業現行的各種管理制度、規定、辦法等文件，很多具有與作業文件相同的功能，但也有其不足之處，應以作業文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，按作業文件內容及格式要求進行政寫。根據職業安全健康管理體系總體設計方案，按程序文件展開，制定作業文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的作業文件，由于各用人單位的規模、機構設置和生產實際不盡相同，則運行控制程序的多少、內容也不盡相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業文件的多少也不盡相同。

3．作業文件內容和格式

(1)文件編號和標題：

編號可以根據活動的層次進行編排，同一層次的作業文件應統一編號，以便于識別，標題應明確說明開展的活動及其特點；

①目的和使用范圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍；

②職責：指明實施文件部門及其職責、權限，接口及相互關系；

③管理內容：是作業文件的核心部分。應列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動的接口關系、職責、協調措施，明確每個過程各項活動由誰干，什么時間干、什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如何干、如何控制，及所要達到的要求，需形成記錄和報告的內容，出現例外情況的處理措施等，必須時輔以流程圖；

④更改：指明文件更改時所遵循的規定，如程序文件的更改影響該作業文件，則應立即組織更改；

⑤相關程序、文件和記錄：指需引用的或本作業過程相關的程序、文件和記錄。

(2)報告和記錄格式：

確定使用該作業文件時所產生的記錄和報告形式，記錄的保存部門和期限；寫明表格的編號和名稱。作業文件必須操作性強，并得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及有關部門對接口關系的認可，經過審批、實施。

4．作業文件清單舉例引用各企業的規模、機構設置和生產實際不盡相同，則運行控制程序的多少、內容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業文件的多少也不盡相同。