1、目的
對與管理體系運行有關的所有文件和資料進行有效的控制，確保與管理體系運行有關的所有場所及時得到和使用文件的有效版本。
2、范圍
適用于公司與管理體系運行和物業管理服務有關的管理文件、外來資料的控制。
3、引用文件
GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008 4.2 文件要求
GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004 4.4.4文件 4.4.5文件控制
GB/T28001-2001 4.4.4文件 4.4.5文件和資料控制
4、職責
4.1總經理負責批準發布管理手冊、程序文件、作業文件；
4.2管理者代表負責審核管理手冊、程序文件、作業文件；
4.3管理處負責各自業務范圍內文件的編制、使用和保管；
4.4綜合管理部負責管理體系文件、外來文件和公司級管理文件的編制、使用和保管。
5、控制程序
5.1文件的編號
a、管理手冊：YC--QEHMS--2011，手冊中各章以章節號區分。
YC為公司代號，QESMS為管理手冊代號，2011為標準版本號。
b、程序文件：YC--CX--00、01、02…
作業文件：YC--ZY--00、01、02…
YC為公司代號，ZY為作業文件，00、01、02…為作業文件序號。
c、記錄：YC/JL--XXX--00、01、02…或YC/JL--？？？--00、01、02
YC為公司代號，JL為記錄，XXX為標準條款號，00、01、02…為記錄序號。
YC為公司代號，JL為記錄，？？？為部門代號，00、01、02…為記錄序號。
5.2文件的編寫、審核、批準、發放
為確保文件是適宜的和充分的，文件發布前得到批準。
a、管理手冊由綜合管理部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批準發布，由綜合管理部負責登記、發放；
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文件編號
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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實施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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頁 次
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2/3
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b、作業文件由管理處經理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經理批準，綜合管理部負責備案、登記、發放；
c、應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新、有效、適用的版本。綜合管理部應對管理管理體系文件建立“管理體系文件清單”， 文件的發放、回收要填寫“文件發放/回收記錄”。
5.3管理體系文件的受控和有效性標識
a、公司內（包括認證機構）使用的管理體系文件均為受控文件，必須在該文件上加蓋紅色“受控”印章，并注明分發號。
b、管理手冊的封面用版本號控制，內容頁用版本和修改碼控制。版本號用A、B、C…表示，修改碼用0、1、2…表示，并注明生效日期。記錄表格用版本號控制，版本號用A、B、C表示，修改碼用0、1、2、表示。如：A/0，表示A版0狀態。
5.4文件的更改
a、管理手冊由綜合管理部組織更改，填寫“文件更改申請單”，經管理者代表審核，報總經理批準后更改，由綜合管理部發放。綜合管理部應保留文件更改內容的記錄；
b、其他文件的更改由各相應主管部門填寫“文件更改申請單”，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理；
c、所有被更改的原文件應由主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。
5.5文件的領用
a、 文件領用者應填寫“文件發放/回收記錄”，經相應主管部門負責人審批方可領用；
b、 因破損而重新領用的新文件，分發號不變，并收回相應舊文件，丟失補發的文件，應給予新的分發號，并注明已丟失的文件的分發號失效，發放部門作好相應發放簽收記錄。
5.6文件的保存、作廢與銷毀
5.6.1文件的保存
a、綜合管理部/管理處資料員應按“管理體系文件清單”，將文件分類存放在干燥通風，安全的地方；
b、管理處文件由本部門資料員保管，綜合管理部結合工作檢查對管理處文件保管情況進行督查；
c、任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
5.6.2文件的作廢與銷毀
a、所有失效或作廢文件由資料員及時從所有發放或使用的場所撤出，加蓋“作廢”印章，確
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文件編號
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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實施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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頁 次
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保防止作廢文件的非預期使用；
b、為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當的標識；
c、對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫“文件銷毀申請表”，經管理者代表批準后，由綜合管理部授權相關部門銷毀。
5.6.3文件的借閱、復制
借閱、復制管理管理體系文件，應填寫“文件借閱/復制記錄”，由部門負責人按規定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。
5.7外來文件的控制
5.7.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發以確保其有效。
5.7.2綜合管理部負責收集相關國家、省、市有關物業管理法律法規的最新版本，統一編號、加蓋“受控”印章，分發到相關部門使用，并把舊文件收回。
5.7.3綜合管理部與管理體系有關的外來文件填入“法律法規和其他要求一覽表”。
5.8根據必要性，綜合管理部組織對現有管理管理體系文件進行評審，管理處結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執行5.5條款規定。
5.9對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規定執行。
5.10檔案資料管理
a、 檔案資料管理包括開發商移交的物業資料和業主/住戶資料兩大項內容；
b、 管理處文件管理員負責業主/住戶資料的建立、變更、作廢等。
c、 開發商移交的物業資料移交的物業資料執行《檔案資料管理規定》。
6、相關文件
6.1《檔案資料管理規定》
7、記錄
7.1“文件發放/回收記錄” YC/JL-423-01
7.2“文件借閱/復制記錄” YC/JL-423-02
7.3“管理體系文件清單” YC/JL-423-03
7.4“文件更改申請表” YC/JL-423-04
7.5“文件銷毀申請表” YC/JL-423-05
7.6 “法律法規和其他要求一覽表” YC/JL-432-01
附記錄格式
企業安全管理體系融合實踐
質量、環境、職業健康安全管理體系手冊
