三、文件材料的形成和歸檔

　　9．各級安全生產監督管理部門應當建立健全文件材料歸檔制度，對文件材料的歸檔范圍、時間、質量要求、程序等做出具體規定，確保歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統。

　　10．安全生產監管檔案主要由安全生產監管日常管理文件材料、執法檢查材料、行政審批和備案材料以及事故調查處理文件材料組成。

　　(1)安全生產監管日常管理文件材料，包括履行安全生產監督管理職責過程中形成的各種文件、立法相關材料、會議材料、安全統計分析材料、信訪材料、行政復議材料及其他日常管理文件材料等。

　　(2)執法檢查材料，包括安全生產執法檢查、督查、專項整治過程中形成的調查筆錄、處理決定等執法文書材料以及相應的安全事故隱患整改材料等。

　　(3)行政審批和備案材料，包括職責范圍內新建、改建、擴建工程項目的安全設施審查及竣工驗收審批材料，職責范圍內的安全生產許可審批材料，對工礦商貿生產經營單位安全生產條件和有關設備(特種設備除外)進行檢測檢驗、安全評價、安全培訓、安全咨詢等社會中介組織的資質認定審批材料，生產經營單位主要負責人及安全生產管理人員安全資格考核材料，特種作業人員考核材料，職責范圍內要求的各項管理工作備案材料等。

　　(4) 事故調查處理文件材料，包括本單位在事故報告、調查處理和批復結案過程中形成的全部文件材料。

　　11．安全生產監督管理部門形成的具有保存價值的文件材料，由文書機構或文件材料形成機構按相關要求整理后，向本單位檔案管理機構歸檔。

　　12．安全生產監管日常管理文件材料應于次年6月30日以前歸檔；事故調查處理文件材料應在事故處理結束后1個月內歸檔；執法檢查材料、行政審批和備案材料可分階段歸檔。

　　13．歸檔文件質量要求：

　　(1)歸檔的文件材料必須是辦理完畢、齊全完整、具有保存價值；

　　(2)本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件，確無原件的，須在備考表中予以說明；

　　(3)歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求；

　　(4)已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

　　(5) 電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯；

　　(6)歸檔的電子文件應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

　　14．文件材料歸檔時，交接雙方應清點、核對文件材料，并在移交方編制的歸檔移交目錄上簽字或蓋章。

　四、檔案的管理

　　15．安全生產監督管理部門應根據本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現檔案管理現代化。

　　16．安全生產監管日常管理文件材料可按年度、組織機構、保管期限分類，按形成時間順序排列，或采用適合本單位的檔案分類方案，按件整理。

　　執法檢查材料可按年度、行業、地區分類，以每個被監管單位形成的文件材料為保管單位整理，按形成時間順序排列。

　　行政審批和備案材料可結合行政審批和備案項目、行業、地區、被監管單位，采用適合本單位的檔案分類體系和排列方法，以一個被監管單位的一項行政審批和備案項目形成的文件材料為保管單位整理，一項一卷。行政許可項目在審批手續完成后在許可有效期內發生變更，辦理變更手續過程中形成的案卷可與申辦案卷合并保管或單獨排列。

　　事故調查處理文件材料以一起事故形成的文件材料為保管單位整理，按年度結合案卷形成時間順序排列。