第一章? 總? 則

第一條? 為加強公司文件與資料的識別、控制和管理，確保各項安全規章制度的產生、使用、評審、修訂和控制各個環節的及時性和有效性，防止文件與資料的丟失和誤用，現結合公司實際，制定本制度。

第二章? 適用范圍

第二條? 本制度適用于公司所有文件與資料的識別、控制和管理。

第三章? 工作職責

第三條? 安全環保部根據安全生產管理需求，負責建立標準化系統文件，在制定標準化系統文件時，要有一定數量的員工參與，同時為保證標準化系統文件的及時性和有效性，要符合下列要求：

1.文件需求響應及時；

2.文件產生的流程暢通；

3.用戶界面良好；

4.文件分發充分。

第四條? 當安全生產管理發生變化時，安全環保部負責組織有關人員及部分員工（必要時，可聘請有關專家或評價機構），及時更新文件與資料，對標準化系統文件進行梳理、修訂、補充和完善或廢除。

第五條? 每年要根據安全生產管理需求，安全環保部在負責組織對標準化系統文件進行評審和修訂時，要保證一定數量的員工參與。

第六條? 按照標準化系統文件要求，公司所屬各相關單位負責做好有關文件的編制、使用和保管工作。

第七條? 安全環保部等有關部門可采用網絡、會議、文件等形式，將標準化系統文件評審結果及相關文件在全公司進行發布，組織全公司員工學習和實施。

第八條? 依照國家或行業法律法規及有關規定，在安全生產管理中，必須制定和完善下列安全規章制度：

安全生產檢查制度；安全教育培訓制度；重大危險源監控制度；重大隱患整改制度；危險物品和物料管理制度；職業危害預防制度；特種作業管理與審批制度；特殊工種管理制度；事故和事件管理制度；設備和設施安全管理制度；安全生產檔案管理制度；安全生產獎懲制度。

第四章? 文件控制要求

第九條? 文件與資料文件的管理要求：

1.收文登記主要包括以下內容：收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發文日期及閱文簽字等。

2.文件管理人員要根據領導指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找；承辦人按文件要求完成后，要及時將文件交還保管人員保存。

3.對外發出的文件要建立發文登記，發文登記內容包括：發文時間、發文機關、文件名稱、文件字號、發文范圍等。

4.安全環保部擬稿發出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

5.每年檔案管理人員要對各種文件資料進行評審，及時修訂或廢除不適宜的文件。

6.對文件資料要按年代、按保管期限、按內在的和歷史的聯系進行分類整理裝訂成冊。

7.建立檔案目錄、以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。

8.建立和認真執行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。

第十條? 安全記錄內容

安全環保部門、生產技術部門、質量檢驗部門及公司所屬其它單位對各自職責范圍內的安全生產記錄和資料及時進行存檔保留，存檔的內容包括以下方面：

1.管理評審報告；

2.事故、事件記錄；

3.風險評價信息；

4.員工培訓記錄；

5.標準化系統評價報告；

6.事故調查報告；

7.檢查記錄；

8.職業衛生檢查與健康監護記錄；

9.安全生產會議記錄；

10.安全活動記錄；

11.法定檢測記錄；

12.任務觀察記錄；

13.許可文件；

14.應急演習信息；

15.糾正與預防行動記錄；

16.承包商和供應商信息；

17.維護和校驗記錄；技術資料、圖紙。

第十一條? 安全記錄應符合下列規定：

1.內容真實、準確、清晰；

2.填寫及時、簽署完整；

3.編號清晰、標識明確；

4.易于識別與檢索；

5.完整反映相應過程；

6.明確保存期限。

第十二條? 公司各單位對各自職責范圍內的文件和資料都要有具體人員負責管理，文件的修改都應及時按照下表進行登記和說明。

表3-？? 文件修改記錄

第十三條? 在文件資料保存中，要滿足下列要求：識別與檢索；可追蹤性；存儲有效；可讀性；保持期限；維護效果；可獲取性。

第五章? 附? 則

第十四條? 本制度自發布之日起實施。

第十五條? 本制度由總經理辦公室負責解釋。