現場審核前，審核組長應組織審核組成員對受審方提交的HSE管理手冊、程序文件及背景材料進行審查。背景材料一般有風險辨識評價報告，“三同時”驗證報告，以往事故記錄、相關法規、廠區平面圖、工藝流程圖等，文件審核時間在認證機構決定受審認證之后，初訪前進行。

1．文件審核的目的

（1）審查受審核方的HSE管理體系文件是否滿足SY/T6276—1997標準及相關法律法規的要求，從而確定能否進行現場審核。如達不到標準要求，交受審核方澄清或補充。只有通過文件審核后，才能開始現場審核工作。

（2）通過體系文件了解受審核方的HSE管理體系情況，以便為后續審核活動作準備。

2．文件審核的要求

（1）審查文件的符合性，即文件是否滿足HSE管理體系標準和有關HSE法律法規的全部要求。

（2）審核文件系統性，即文件是否包括了企業全部HSE管理活動的控制要求和標準規定的應形成程序的文件，但這些程序不一定要與標準的要素一一對應。

（3）審查文件的協調性，包括兩個方面：一是同一層次文件之間或不同層次文件之間在職責、要求等方而否一致，不同層次的文件是否連貫和對應；二是邏輯關系的要素之間是否銜接和對應，如承諾、方針、目標和指標、HSE計劃書等。

（4）審查文件的有效性，即文件是否現行有效、符合文件控制要求。

（5）審查文件中的名詞術語是否符合SY/T6276—1997標準的要求。

3．文件審核

1）審核人

文件審查通常由審核組長進行，也可以由審核組長委托的審核員進行。

2）審查內容

在進行體系文件審查時，慶首先了解企業的體系文件結構，然后再依據企業的文件層次逐級進行審查。每一層次的文件都應從文件的內容和格式兩個方面來審核。文件內容的審查是審查文件的符合性、系統性和協調性；文件格式的審查是審查文件的有效性和統一性，包括文件的版面格式、編號方法、章節編排、版本控制等。

文件審查應按制定的“文件審核檢查表”進行，對照標準作出判斷，如有不符合或需改進之處，應提出審核意見，最后應形成審核結論。

（1）HSE管理手冊審查，應考慮以下幾個方面：

①企業的承諾、方針和目標是否與企業的經營規模、風險的特點相適應，是否反映相關方的要求，是否體現對遵守法律法規的承諾以及持續改進的承諾，方針目標是否合理，目標是否量化并具有可操作性。

②組織機構的設備，職責的分配與接口是否明確，并逐層次、逐部門得到落實。

③是否清楚的描述了HSE管理體系文件，包括其層次，結構及相互關系。

④要素描述是否完全覆蓋標準的要求，體系包含的要素是否完整，不應回避或遺漏。這是手冊審查的最主要的內容。

⑤體系要素規定的各項活動是否明確了責任部門和相關部門。

⑥每一要素與其對應的程序是否給出了索引路線。

⑦承諾、方針和目標、HSE計劃、運行、監測、糾正措施等有邏輯關系的要素之間的接口關系是否描述清楚。

⑧是否提供了主要危害和影響因素清單，法律法規清單。

⑨是否描述手冊的管理要求，包括手冊的批準、分發和修改、受控標識、版本控制等。

（2）程序文件審查應考慮以下幾方面：

①標準中有些要素明確要求建立并保持程序。企業的程序文件中，是否滿足了這些要素的要求。這些要求可以反映在一個程序中，也可以反映在多個程序中。

②第一程序是否闡明了目的和范圍、職責、程序和方法、需引用的其他文件。

③有邏輯關系的程序之間的接口是否明確描述。

④與其他相關文件是否協調。

⑤程序文件的內容和結構是否合理和完整，是否明確“5W+1H”的要求。

（3）文件格式審查：

無論是手冊還是程序，文件格式審查應考慮以下幾方面：

①文件是否為有效版本；

②文件是否經過審批；

③文件是否按規定控制方式標有控制標識；

④文件的發布日期和版本變更情況；

⑤文件的編號方法是否一致，編號是否正確；

⑥文件是否經過修改，修改標識是否正確；

⑦文件格式是否統一。

3）審核結論

文件審查應得出的總的審查結論，結論有如下兩種：

（1）一是合格，即體系文件符合標準和控制的要求。

（2）二是局部不符合，尚需修改。

第二種結論應指明需修改之處，并規定修改期限，視文件修改的程序由審核組長決定文件復查是在現場審核前進行還是在現場審核中進行。如果文件在符合性方面不夠充分，則要求受審方在規定期限內進行修改，直至通過審查才能進行后續的現場審核工作。

4．文件審查的注意事項

（1）在文件審查中，審核員還應了解受審核方的規模、歷史情況、組織結構、活動特點、信譽、榮譽等信息。這些可為審核判斷提供依據。

（2）文件審查一般只限于管理手冊和程序文件的審查。如果主伙符合性不夠充分，應要求受審核方提供作業文件。因為受審核方可能將有些文件并歸到其他管理體系文件中，或合并到作業指導書中。

（3）在現場審核前進行的文件審查并不意味著文件中存在的全部問題都已發現，在現場審核中仍需對體系文件符合性進行審查，同時還要審查其對實際動作的策劃的合理性和可操作性，如存在不符合，也構成不符合項。

（4）文件審查除在現場審核（預審核和認證審核）前對管理手冊和程序文件進行審查，還包括現場審核中對作業指導書進行審查。

（5）在監督審核和復評前也要進行文件審核，審核的重點關注HSE管理體系發展變化涉及的相關文件的修改是不符合標準的要求和持續改進的承諾。

（6）在文件審核的同時，應注意收集適用于該行業的HSE法律法規文件的最新版本，它是對受審核方進行審核的不可缺少的依據。

（7）文件的協調性審查，手冊中各要素之間及手冊與程序文件之間的規定應相互協調一致避免前后矛盾及遺漏。