1適宜性是管理體系發揮作用的根本所在

　　GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準強調管理體系應具有符合性以及持續的適宜性、充分性和有效性，符合性是指管理體系過程和活動的運行與控制應符合標準和文件規定的要求，適宜性是指貫徹GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準要與企業的特點、實際以及變化相適應；充分性是指對管理體系過程的識別策劃、運行控制方面要系統全面和完整，有效性是指通過管理體系運作要給組織的業績帶來效率和效果的變化。

　　電力企業在推行管理體系標準建立一體化管理體系之前，都客觀存在著不同（或相近）的管理體系模式，電力企業“貫標”過程，就是要在企業現有管理體系的基礎上，按照國際通用標準，通過加以改進、完善和提升，建立起一個更加系統化、結構化、規范化、科學化且協調一致、統一集成、運作高效的一體化管理體系，不可能也沒必要完全拚棄原來行之有效的管理手段和方法，重搞一套。所以，我們面臨的任務是如何在現有管理體系的基礎上，盡快完成這一改造過程，建立一個更加適宜有效的嶄新的管理體系。電力企業在“貫標”過程中首先必須處理好有關適宜性方面的問題，在確保一體化管理體系滿足“符合性”、具有“充分性”的同時，要注重“適宜性”，按照國際管理體系標準的要求和方法，通過進行管理創新，對現有的各過程管理的運作模式進行合理地改造、充實和完善，盡快縮短體系和實際運作的磨合期，真正實現企業管理體系的一體化，發揮管理體系的“有效性”。

　　2確保管理體系適宜性的幾個問題探討

　　一是要認識到一體化管理體系與業績管理模式之間的關系，將一體化管理體系的建立與實施作為鞏固電力企業已有成果，實現持續改進、追求卓越管理的有效手段。

　　電力企業開展的“創一流”“星級評價”等工作是一項動態的、對目標實現情況的業績評價管理模式，側重于結果的評定，其不足之處是忽視過程管理。而GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準采用的是以過程為導向的管理模式，它給出了組織實現良好業績并持續改進組織業績的途徑和方法。企業要取得并保持和提升“創一流”等活動成果，就必須重視和加強電能實現的全過程、全方位控制。隨著國際管理體系標準的深入推行，“P-D-C-A”循環管理方法將廣泛運用于電力企業的各項作業過程，改變各項工作重“兩頭”，輕“中間”的現象，通過過程的閉環管理和有效控制，促進組織目標的實現。

　　下表通過對一流火力發電廠考核標準與ISO9000族標準對比，有助于我們加深對一體化管理體系與業績管理模式之間關系的理解。

表1：一流火力發電廠考核標準與ISO9000族標準對比

　　二是管理方針要與企業精神、企業理念相融合，以進一步體現和發揮企業文化的價值與功用。

　　電力企業在確定一體化管理體系方針之前，經過長期的實踐和探索已經培育、提煉、形成了被全體職工認知并推崇的企業精神和企業理念，如“人民電業為人民”、“動力之源追求不息”等已經成為展示電力企業價值觀的重要標志。

　　因此電力企業在制定管理方針時，應在滿足“一個框架，兩個承諾”基本要求下，充分考慮管理方針應與已經形成的企業精神和企業理念的緊密聯系和相互印證，進一步地充實電力企業獨特的質量文化、安全文化、環境文化，表明電力企業特質和基本的目標追求，體現電力企業對顧客、社會、職工、法律法規的承諾，反映電力企業與顧客、社會、職工的共同的價值趨向與融合，為企業制定和評審管理目標、指標提供框架，進一步展示電力企業的價值觀。

　　電力企業一體化管理方針示例：

　　精益生產，強化過程控制

　　保護環境，降低資源消耗

　　減少風險，保障健康安全

　　遵守法規，追求卓越品質

　　以上方針示例雖然具有簡明扼要、內涵深刻、易宣易記、渲染性強的特點，但就此作出進一步細化或具體解釋是需要的，這樣的作法符合中國企業的“習慣”，也更有利于方針的宣貫。

　　三是要將管理體系目標指標的建立和控制與公司現有的目標管理相結合，以形成完整的目標責任體系。

　　電力企業要在管理方針的框架指導下，應按照“組織應在相關職能和層次上建立并保持目標和指標”的要求，充分考慮電力企業現有目標管理的廣泛內容要求，逐級建立適宜的目標控制體系。首先，在公司層面上電力企業可以依據長期目標分年度從電能產品、安全管理與職業健康、設備管理、節能管理、技術進步與環境保護、員工素質、資產經營、廉政建設與精神文明建設等方面建立具體的可測量的目標、指標。其次，為支持和保證公司層面目標指標的實現，應按照“逐級負責/逐級監督/逐級控制”的權責管理原則，建立了適用于部門、班組和個人的目標。另外，電力企業績效管理中應將各層次的目標指標內容作為主要的關鍵指標特性（KPI）進行管理和控制。

　　四是貫徹管理體系國際標準，必須與企業標準化工作實現有機結合

　　電力企業在建立一體化管理體系之前，一般都形成了一套較為完整的企業標準體系，這為企業確定文件體系和明細奠定了堅實的基礎。

　　GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準所稱的文件可以說是一個“外來詞”，它是西方國家的習慣用語，其實就是企業標準體系中所指的標準。

　　對照理解GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準與GB/T 15496《企業標準體系要求》標準，可以得出：前者是文件化的體系，后者是體系化的文件。不同的是GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準將企業文件體系分為三個層次，第一層是手冊，第二層是程序文件，第三層是作業文件；而GB/T 15496標準強調企業標準體系應以技術標準體系為主體，管理標準和工作標準體系相配套；因此，也可以說，前者強調以“管理”過程為主線建立文件體系，后者強調以“技術”要素為主線建立標準體系。

　　有鑒于此，確定文件體系和明細應在企業現有的標準體系組成形式以及標準體系序列結構和明細的基礎上，按照GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準要求，通過增加和修訂部分文件（標準）加以完善即可。

　　一般情況下，現有文件（標準）明細中需要增加或完善的通常是GB/T 19001、GB/T 24001、GB/T 28001標準要求的“形成文件的程序”。

　　附錄1給出了國電靖遠發電有限公司的文件體系表框圖，附錄2給出了國電靖遠發電有限公司的管理手冊與程序文件目錄。

　　五是有效運用工作檢查、工作總結、內部審核、管理評審等手段，加強企業管理體系運行的自我約束力。

　　工作檢查、工作總結、管理體系的內部審核、管理評審都是企業運用“過程方法”、實現“PDCA”閉環管理的具體體現，也都是企業為了管理體系正常運行、改進需要而建立的一個自我完善機制，一種增強企業各級行為約束力的管理手段和一種檢驗企業各級對管理體系要求執行力的具體方式。

　　其相互之間的關系如下表：

表2：工作檢查、工作總結、內部審核、管理評審關系對比

　　公司層面上，要依據管理體系標準和管理手冊要求，通過系統性地開展內部審核、管理評審從總體上確保管理體系的有效運行；二級管理層面上，要依據程序文件以及相關過程管理制度，確保管理體系各個過程的規范與可控；作業層面上，要通過落實作業文件，確保日常作業活動的受控。這樣以形成體系－過程－活動的逐級控制機制，從而增強企業的執行能力和自我約束能力，促進管理體系“PDCA”大循環與作業活動“PDCA”小循環之間形成良性互動關系。

　　另外，參照ISO9004標準附錄A，推出管理體系自我評價制度，借此指導開展公司各層次的管理體系自我評價工作也是一項行之有效的工作。因為，沒有人比員工更了解他的工作是否正確，也沒有一個審核員能夠比部門經理更有效地評價現場。自我評價將幫助企業建立一個管理操作控制的有效的預防和改進機制。

　　六是有效處理好電力企業現有安全生產管理體系與職業健康安全管理體系的關系，實現二者的結合。

　　實踐證明：多年來電力企業已經形成的較為完整的安全管理和安全監察體系以及一系列的安全生產管理方法和手段，為電力企業實現安全生產起到了良好的促進作用。

　　在初始職業健康安全評審一節中已經提到：電力企業已經建立的安全生產管理體系與職業健康安全管理體系還是有一定的區別，GB/T 28001標準針對的是人的職業健康安全，而非產品和服務的安全，產品和服務的安全實際上屬于GB/T 19001標準的范疇，二者不能混為一談或相互替代。

　　雖然針對“產品”和“服務”的安全屬于GB/T 19001標準的7.5.1“生產和服務提供的控制”范疇，但電力企業對“產品”和“服務”的安全管理更接近于GB/T 28001標準的相關要求，這一點應當給予充分肯定和支持。

　　因此，電力企業在導入和實施職業健康安全管理體系時，應充分考慮與已有的管理方式進行有機地結合，要注意將電力企業已經形成的行之有效的安全責任制、安全性評價、預防措施（危險點分析預控、反事故措施、事故預想、反事故演習、反違章活動、安全大檢查活動）、安全教育等工作與職業健康安全管理體系的危險源辨識、風險評價、運行控制、管理方案、應急準備、職業健康安全績效的監視和測量等要素控制工作結合起來。它們之間應當是相輔相成、協調一致的一個整體，而不能人為地有意地“厚此薄彼”或進行替代。這樣將有助于電力企業形成更加全面更加有效的，既針對“人”的職業健康安全，又針對“產品”和“服務”安全的管理體系。

　　表3有助于理解和幫助電力企業進行OHSMS與現有管理模式、方法的融合，從而減少磨擦，并有效地發揮其整合作用。

表3：OHSMS與SA的對比

　　七是要注意采取糾正和預防措施的適宜性

　　在對電力企業開展的內外審核中，不難發現相當一些企業在不合格品的控制、不符合項的采取糾正措施的驗證關閉以及預防措施的控制方面存在理解不夠、證據不足等現象。企業在內部審核控制程序、不符合事項控制程序、糾正與預防措施控制程序附錄中分別引出“內部審核不符合報告”格式記錄、“不符合（不合格）通知單”格式記錄、“糾正措施/預防措施計劃表”格式記錄不能正常有效地運用。

　　下面就如何規范運用這些表格記錄，更好的滿足ISO標準有關要求做一探討性說明。

　　一般情況下，內部審核控制程序附錄中引出的“內部審核不符合報告”格式記錄，專門用于內部審核發現的不符合事項的控制。不符合事項控制程序附錄中引出的“不符合（不合格）通知單”格式記錄，用于日常工作中不合格品、不符合事項的控制。對糾正與預防措施控制程序附錄中引出的“糾正措施/預防措施計劃表”格式記錄，建議將專門用于記錄各項重要的預防措施。

　　事實上，在電力企業傳統的工作慣例中，各級各部門對日常檢查發現的問題常常使用“整改計劃”“通報”等就是對不合格品及不符合事項的控制手段，但也往往存在籠統且針對性不強的通病，同時對于“整改計劃”“通報”中的問題的整改情況與驗證關閉情況往往提供不出規范的的記錄證據。為了與習慣作法接軌以及規范習慣，可以對已經習慣了的“整改計劃”“通報”的格式略加修改完善，增加問題整改的實施情況與驗證關閉情況記錄即可。當然，任何不符合沒有必要全部采取書面的形式，對一些小的問題可以以口頭方式通知責任部門予以糾正，具體操作界定由各企業視具體情況掌握。

　　另外應注意：

　　對于“安全性評價”中檢查發現的問題建議繼續沿用“安全性評價”制度中規定的格式記錄，但應注意規范保持驗證關閉的證據記錄。

　　對于事故的調查和處理繼續執行《事故調查與處理管理標準》中規定的格式記錄，但應規范對糾正與預防措施的落實情況的驗證記錄，這樣也可以防止糾正與預防措施的籠統性，提高對應事故的糾正與預防措施的針對性和可操作性。

　　對于相關會議（安全例會、運行分析例會、檢修例會、調度會、專題研究會、經營分析會、績效考評會等）中提出的具體問題，建議由牽頭部門對需要進行書面控制的事項下發“不符合（不合格）通知單”進行控制，并在下次會議上就此作出信息反饋，以提高各類會議的實效性。

　　對于各項反事故措施、各類季節性措施（如迎峰度夏、防寒過冬措施等）建議全部納入“預防措施”進行規范控制。建議將這些措施的制定、落實情況的檢查等采用“預防措施計劃表”和附件（將預防措施作為此表的附件）相結合的形式予以控制，目前雖然各類預防措施較為齊全，但預防措施的落實情況的檢查驗證記錄沒有規范性記錄格式。另外要注意預防措施往往需要進行定期評審和持續循環的落實。

　　附錄1：

　　國電靖遠發電有限公司標準化（文件）體系表框圖

　　附錄2：

　　國電靖遠發電有限公司手冊與程序文件目錄