一、目的

為了及時、準確地收集、傳遞和處理公司在質量、食品安全、環境管理、安全管理方面的有關信息，促成工作目標有效完成，制定本程序。

二、適用范圍

適用于公司內部的信息交流與協商處理，以及公司各部門與外部各相關方的信息交流與處理。

三、權責

1、公司管理者代表：

負責組織協調對內、對外有關質量、食品安全方面信息的處理。

2、EHS小組組長：

負責組織協調對內、對外有關環境、職業健康安全方面信息的處理。

3、質量和食品安全專員：

負責統籌公司對內、對外有關質量、食品安全方面信息的收集、傳遞和處理。

4、EHS專員：

負責統籌公司對內、對外有關環境、消防、交通、職業健康等安全方面信息的收集、傳遞和處理，并負責公司對內、對外有關壓力容器等特種設備安全方面信息的收集、傳遞和處理。

五、作業內容

1、外部溝通

a） 與供應商、承包方的溝通

b） 與顧客就產品信息（包括預期用途有關的說明、貯存要求、保質期等）、質詢、合同或訂單處理、信息反饋（包括顧客抱怨）的溝通；

c） 與衛生防疫部門、質量技術監督部門等食品主管部門的溝通；

d） 體系更新時對其他組織（如行業協會、同行業廠商等）的影響

2、與外部交流的信息

a）與環境監測站、生態環境局、應急管理管理局、市場監督管理局、地方勞動部門、總工會、消防局、公安局、供電局

b）市場監督管理局、海關等當地政府、認證機構等單位之間傳遞的信息（包括上傳下達的文件、資料和監測、檢查的結果等）；

c）政策法規標準類信息，產品質量、食品安全、環境、安全法律法規、條例等；

d）涉及其他相關方的信息（如供應商物料的執行標準等）和相關方反饋的信息及其投訴等；

e）各部門直接從外部獲取和向外部傳遞的有關質量、環境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。

3、外部信息處理

相關部門在獲得外部信息后，先判定信息使用范圍，并向相關責任人報告。

4、信息收集

反饋方式信息的收集、傳遞與處理可采用書面資料、電子媒體、召開會議、討論交流、通訊等方式進行。

5、內部溝通內容

a）產品或新產品信息；

b）原料、包材和服務信息；

c）生產系統和設備；

d）生產場所、設備位置、周邊環境；

e）清潔和衛生方案；

f）包裝、儲存；

g）人員資格水平和職責權限分配；

h）法律法規要求；

i）與食品安全危害和控制措施有關的知識；

j）顧客、行業和其他要求；

k）來自外部相關方的咨詢；

l）表明與產品有關的食品安全危害的抱怨；

m）影響食品安全的其他條件（如檢測方法、條件等）。

6、內部信息

a）正常信息，如管理要求、方針目標、績效測量和監視記錄、內部審核與管理評審報告及體系正常運行時的信息；

b）不符合信息，如體系內部審核的不合格報告、日常檢查不合格情況、糾正和預防措施處理單等；

c）緊急信息，如出現火災、洪澇災害、臺風、工傷事故、事件等情況下的信息；

d）其他內部信息，如員工的建議等。

7、信息處理

a）各部門收集到的有關環境、職業健康安全等外部信息，及時傳遞給EHS專員；食品安全、質量管理外部信息，及時傳遞給品控部；需要向外傳遞的信息必須經總經理或其授權人員審批后，再按規定向外傳遞。

b）當接收到監測或檢查結果出現不符合情況時，按照《糾正、預防和改進措施控制程序》相關要求進行處理。

c）直接從外部獲取的環境、職業健康安全、食品安全、質量有關的法律、法規和標準等管理信息時，按《文件控制程序》中外部文件的要求處理。

d）相關信息轉化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修訂等要求進行。

8、溝通渠道與方法

依據不同的對象內容采取不同的的方法，如：會議、公告、電話、短信、報告表、內部聯絡單 、郵件和傳真等等。

五、相關文件

記錄控制程序

六、相關記錄

報告表

內部聯絡單

溝通記錄