HSE管理體系認證審核的策劃與準備——編制審核工作文件（5）

??? 審核工作文件是指審核員在現場審核中所使用的審核檢查表和審核記錄、不符合報告、審核報告以及首末次會議簽到等表格。認證機構一般對審核所需的各類文件都已編制并負責印制了統一格式的表格。因此，編制審核工作文件主要是由審核員根據受審核方的文件和其他信息資料編寫審核檢查表，以使審核工作有序而有效地進行。
??? 現場審核中需用到的審核工作文件主要有以下幾種：
??? —審核計劃；
??? —審核檢查表；
??? —審核任務分配表；
??? —審核計劃日程表；
??? —首末次會議簽表；
??? —審核記錄；
??? —不符合報告；
??? —不符合項分布表；
??? —HSE管理體系審核報告。
??? 審核組應根據以上工作文件的作用和特點，設施一套規范化的表格，使現場審核按照預定的要求進行。
??? 1．檢查表的作用
??? 1）使審核員保持明確的審核目標
??? 現場審核中會出現各種各樣的問題，借助檢查表，審核員可以保持審核主題的方向。即使有些偏離審核方向時，檢查表也可起到提醒和警示的作用。
??? 2）明確受審核部門所需審核的主要要素和內容
??? 3）確保審核工作的系統和完整
??? 在審核組內，審核任務各有分工，審核組長正是通過對檢查表的審查，來把握審核的總體情況。現場審核時，審核員則依據檢查表審核，保證審核內容沒有遺漏，使審核程序規范化和系統化，從而確保審核工作的系統性和完整性。
??? 4）保持審核的節奏和連續性
??? 現場審核是一項高節奏而緊張的活動，由于審核的時間有限，不允許在某個問題上或某個區域逗留時間過長，依據檢查表的安排，審核員可以控制時間，掌握進度，使審核連續進行，而不是跳躍式審核。
??? 5）確保審核的正規化
??? 依據檢查表提問題，易于使審核保持連續和系統化，使所提問題有的放矢，且使受審核方感到審核員的審核有針對性有充分的準備，體現出審核員的專業性和正規性。
??? 6）作為重要的審核記錄
??? 檢查表中一般都設有“審核記錄”欄，通過檢查表可以反映審核員審核的內容、查實的證據以供審核員現場審核記錄有關的事實，檢查表是審核檔案中的重要原始資料。
??? 2．檢查表的內容及格式
??? 現場審核的方法很多，采用較多的一般是按要素審核和按部門審核的方法，如檢查表通常是由各個認證機構根據自己的規定要求設計的統一表格，一般應包括以下內容：
??? （1）受審核部門，審核時間、審核員姓名；
??? （2）審核的依據。一般是填寫標準的要素名稱和編號，受審核方體系文件的名稱或作業指導書。
??? （3）審核項目和要點：依據標準或文件，列出審核的內容，主要解決“查什么”的問題。
??? （4）審核方法：列出審核的步驟和具體方法，主要解決“怎么查”的問題。
??? （5）審核與跟蹤記錄：供現場審核時記錄審核結果，檢查表的確立要靈活多樣，不應硬性規定具體格式，檢查表的部局和格式，通常有兩種多形式，一種是“問—答”形式，答案是“是”或“否”；另一種是“問題—結論”形式。
??? 3．檢查表的編制方法
??? 編制檢查表是審核員必須掌握的一項基本功，也是一項技術性較強的工作。編制一份指導性較好的檢查表，對審核員的審核工作是很有幫助的。
??? 1）編制前的準備工作
??? 在編制之前，要認真閱讀受審核方的體系文件，了解受審核部門所從事的活動和體系文件對該部門的各項要求，了解該部門可能存在的危害與影響因素，查閱有關HSE法律法規文件要求。
??? 2）編制檢查表的要點
??? 檢查表的編制，主要是根據審核準則或受審核方的文件，列出“審核要點”和“審核方法”。
??? （1）關于審核要點：
??? ①要根據標準的要求和受審核方的體系文件的要求，逐項列出要審核的內容；
??? ②要注意邏輯順序。
??? （2）關于審核方法：
??? 對應審核要點列出審核的具體方法，包括抽樣數。具體的審核方法應包括以下三個方面：
??? ①“去哪里”，說明去哪個部門、哪個區域檢查；
??? ②“找誰查”，說明找哪些人來回答問題和證實；
??? ③“怎么查”，說明要查哪些文件、資料、記錄等證據，包括現場的觀察。
??? 以上是編制檢查表的四項原則，即“查什么、去哪查、找誰查、怎么查”
??? 3）編制和運用檢查表的注意事項
??? （1）編制檢查表要周密考慮，既要考慮受審核部門所涉及標準的有關要素，也要考慮要素的邏輯關系，另外還要考慮法律法規及其他要素。
??? （2）檢查表中提出的審核內容應以SY/T6276—1997標準、相關法律法規要求和受審核方的體系文件的規定為依據，而不能以審核員自己的觀點或要求作為審核依據。
??? （3）抓住重點，抽樣應有代表性。
??? （4）檢查表應按預審核和認證審核分別編制，由于兩個階段審核的側重點不同，因此針對同一要素的審核，編制檢查表時在深度和廣度上應反映出兩個階段不同的審核要求。
??? （5）審核組長負責對檢查表進行審查，以保證審核的完整性。
??? （6）在現場審核中，根據實際情況可以對檢查表的內容進行調整和補充。
??? （7）檢查表是審核員的工作文件，應妥善保管，不應提交給受審核方。
??? （8）靈活運用檢查表，不要逐條照本宣科，變成生硬的你問我答式的檢查過程。